Overtagelsesprotokol til kliniklokale, sådan dokumenterer du fejl og mangler (mini-skabelon: | Rum | Fejl/mangel | Foto | Aftalt løsning | Frist |)
At flytte ind i nye kliniklokaler kan føles som en frisk start. Men hvis du overtager et klinikrum uden at få alt skrevet ned, kan den friske start hurtigt blive dyr. En overtagelse uden overtagelsesprotokol er lidt som at starte en behandling uden journal, man står dårligt, når der opstår uenighed senere.
Uanset om du lejer klassiske kontorlokaler , et behandlerrum i et Kontorfællesskab , en fleksibel Kontorplads i et Kontorhotel , eller et større Kontorlejemål i erhvervslokaler i Køge , er grundideen den samme: Dokumentér stand, fejl og mangler, og få aftaler på skrift.
Derfor giver en overtagelsesprotokol ro i maven (og bedre økonomi)
En overtagelsesprotokol er din fælles huskeseddel med udlejer. Den gør det tydeligt, hvad der var i orden, og hvad der ikke var, da du fik nøglerne. Det er især vigtigt i kliniklokaler, fordi små ting hurtigt bliver store, når der skal være rent, roligt og professionelt, fx i et lokale for psykolog eller et behandlerrum, hvor patienter ligger eller sidder tæt på vægge og udstyr.
Typiske konflikter handler sjældent om “store skader”. Det handler om de gråzoner, der opstår, når ingen kan huske, om ridserne i gulvet var der, om udsugningen larmede fra dag ét, eller om armaturet dryppede allerede ved indflytning.
Der findes ikke én “magisk” standard, som alle skal bruge, men leje af erhvervslokaler er reguleret, og kontrakten betyder meget. Hvis du vil se selve lovgrundlaget, kan du slå Erhvervslejeloven op på Retsinformation (Erhvervslejeloven). Brug lovteksten som bagtæppe, men hold din protokol praktisk: Hvad er fejlen, hvad gør I ved den, og hvornår?
Praktisk gennemgang på overtagelsesdagen: sådan gør du det i klinikrum og kontor
Planlæg overtagelsen som et kort projektmøde, ikke som en “hurtig nøgleoverdragelse”. Sæt 60 til 90 minutter af pr. lejemål, mere hvis der er flere rum, fx reception, venteområde, depot og flere klinikrum.
Her er en enkel proces, der fungerer i både kontorlokaler og kliniklokaler:
- Forbered dig dagen før : Print skabelonen, oplad telefon, og lav en mappe til fotos (fx “Overtagelse, februar 2026”).
- Gå rum for rum : Start ved indgangen og arbejd systematisk. Notér alt, også det “små”.
- Tag billeder med samme logik : Ét billede pr. fejl, plus et oversigtsfoto pr. rum. Skriv fotonummeret i protokollen.
- Tjek funktioner, ikke kun overflader : Test stikkontakter (mindst stikprøver), vandhaner, afløb, varme, ventilation, dørpumper, låse og vinduer.
- Aftal løsninger, mens I står der : “Udlejer bestiller maler” er bedre end “skal kigges på”. Skriv også, hvis du selv udbedrer mod kompensation eller huslejerabat.
- Afslut med det administrative : Nøgler, adgangsbrikker, alarminstruktion, evt. målere og fællesfaciliteter (køkken, lounge, møderum).
Hvis du er ny i erhvervsleje, er det værd at læse en kort, praktisk gennemgang af vilkår og typiske faldgruber i Dinero guide til erhvervslejemål. Den hjælper med at stille de rigtige spørgsmål til kontrakt og ansvar, før du binder dig.
Mini-skabelon til overtagelsesprotokol (kopiér, udfyld, og gem)
Udskriftsvenlig protokol, der gør det let at dokumentere fejl, løsninger og frister (skabt med AI).
Brug tabellen herunder som din “master”. Hold den kort og konkret. En god tommelfingerregel er: Hvis en fejl kan ses på et foto, skal den også stå i protokollen.
| Rum | Fejl/mangel | Foto | Aftalt løsning | Frist |
|---|---|---|---|---|
Når I er færdige, så tilføj nederst i dokumentet (eller på en separat side): dato, adresse, udlejer, lejer, samt underskrifter. Gem altid en PDF, og send den på mail samme dag, så der ikke opstår tvivl om versioner.
Klar til Excel eller Google Sheets (kopiér direkte)
Kopiér linjerne herunder og indsæt i Sheets. De er semikolon-separerede, så de typisk lander i hver sin kolonne:
Rum;Fejl/mangel;Foto;Aftalt løsning;Frist
;;;;
;;;;
;;;;
;;;;
;;;;
;;;;
Tip: Skriv “Foto 1, Foto 2…” i kolonnen “Foto”, og gem billederne i en delt mappe, hvor kun relevante personer har adgang.
Kort om databeskyttelse: undgå persondata i billeder og noter
Det virker uskyldigt at fotografere en væg, men der kan snige sig persondata ind. Sørg for, at billeder ikke viser patientnavne på døre, journalpapirer, skærme, kalendere, eller andre følsomme oplysninger. Det gælder også, hvis du overtager lokaler, hvor den tidligere lejer har efterladt materiale.
Opbevar fotos og protokol sikkert, begræns adgangen, og slet det, der ikke længere er nødvendigt. Hvis du vil læse mere om principper og god praksis i en arbejdsrelateret kontekst, så se Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold (PDF).
Typiske fejl og mangler i kliniklokaler (det du ofte overser)
Eksempler på klassiske fejl, der er nemme at fange, hvis du tjekker rum for rum (skabt med AI).
I kliniklokaler handler mange fejl om drift og komfort, ikke kun kosmetik. Her er nogle af de ting, der ofte dukker op, både i klinikrum og i mere almindelige kontorlokaler:
- Overflader: afskallet maling, pletter i loft, slitage på dørkarme, misfarvninger ved radiatorer.
- Gulve: ridser, løse lister, “svaj” i laminat, fuger der gaber ved vådzoner.
- Vand og afløb: dryp, lavt tryk, langsomt afløb, lugt fra rist.
- El og lys: defekte spots, flimrende lysrør, manglende stikkontakter der hvor briks og udstyr faktisk skal stå.
- Ventilation og indeklima: susen, træk, lugt, eller rum der bliver for varme ved drift.
- Støj og afskærmning: dør der ikke slutter tæt, lyd der går direkte til venteområde (ekstra vigtigt i et lokale for psykolog).
Skriv også det, der “næsten” er en fejl. Hvis en dør kun kan låses efter tre forsøg, så er den ikke ok, den er på vej til at blive et problem.
Opsummering: gør protokollen til din standard
En overtagelsesprotokol gør det enkelt at holde styr på fejl, billeder, løsninger og frister, før hverdagen overtager. Brug skabelonen, tag fotos systematisk, og få aftalerne underskrevet. Det gælder uanset om du lander i et Kontorfællesskab, et Kontorhotel eller et større Kontorlejemål i Køge. Vil du undgå diskussioner ved fraflytning, så start med god dokumentation ved indflytning. Det betaler sig næsten altid.
